Er zitten veel voordelen aan als freelancer werken: je mag je eigen tijd indelen, je werkt met verschillende opdrachtgevers, je bent je eigen baas en je kiest zelf aan welke projecten je werkt. Maar je krijgt er ook de stress van betalingen voor terug. Hoe zorg je ervoor dat je een eerlijke prijs krijgt voor je werkzaamheden? En dat je überhaupt betaald krijgt?
Verschillende betaalmethoden
Als freelancer kun je tal van verschillende betaalmethoden accepteren. Een van de meest voorkomende betaalmethoden is een bankoverschrijving, maar ook contant geld (tot €10.000), cheques, freelancemarktplaatsen en websites als PayPal worden door freelancers gebruikt.
Als jij veel werkt met opdrachtgevers in het buitenland, vraag je je misschien af of je andere valuta dan de euro mag accepteren. Zolang je je btw-aangifte netjes op orde hebt en dit omrekent naar euro’s mag dat gewoon. In Amerikaanse dollars of Britse ponden betaald krijgen is dus in principe geen probleem. Sterker nog, je mag zelfs cryptovaluta accepteren, en dat kan met name handig zijn wanneer je in een innovatieve sector werkt, of wanneer je veel te maken hebt met internationale transacties. Die zijn namelijk een stuk goedkoper op deze manier. Er zijn online genoeg crypto kopen tips te vinden, om te zorgen dat je de cryptomunten met het meeste potentieel accepteert. Er zijn inmiddels duizenden cryptoprojecten, dus het is essentieel om de juiste te kiezen.
Hoe bepaal ik mijn tarief?
Wanneer jij je eerste projecten in de wacht sleept, wordt er waarschijnlijk gevraagd of je een offerte kunt sturen. Veel freelancers vinden dit lastig, want hoe bepaal je hoeveel geld je vraagt? Je wilt de opdrachtgever niet afschrikken door te veel te vragen, maar je wilt wel een eerlijk tarief voor je werk. Te weinig vragen kan ook amateuristisch overkomen.
Het bepalen van je uurtarief doe je door rekening te houden met een aantal factoren, zoals de vraag naar freelancers binnen jouw branche, het aanbod aan geschikte freelancers, je werkervaring en hoe zwaar de opdracht is.
Maar het allerbelangrijkst is nagaan hoeveel je minimaal nodig hebt om voldoende inkomen te genereren. Vergeet hierbij niet om rekening te houden met de extra kosten die je als freelancer maakt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je een boekhouder of een kantoorruimte moet betalen, en ook zijn verzekeringen vaak verplicht of in ieder geval sterk aan te raden. Daarbij zul je ook moeten sparen voor je pensioen, en moet je er rekening mee houden dat je geen betaalde vrije dagen hebt. Vraag dus vooral niet te weinig.
Hoe stel ik een factuur op?
Je hebt met de opdrachtgever onderhandeld over je uurtarief, en je kunt aan de slag. Nu rijst de volgende vraag: hoe gaat de facturering in zijn werk? Als freelancer moet je voor iedere betaling een factuur opstellen, en dat is lastiger dan je misschien denkt.
Je kunt ervoor kiezen om zelf een factuur te ontwerpen in Excel, maar er zijn ook speciale programma’s om makkelijk te kunnen factureren. Het gebruik van zo’n programma is zeker aan te raden om er zeker van te zijn dat je facturen voldoen aan de factuureisen.
Allereerst moet iedere factuur een datum en een uniek factuurnummer bevatten. Je mag als freelancer zelf kiezen of je gewoon bij 1 begint, of dat je ieder jaar opnieuw begint met tellen, maar er moet wel logica in je systeem zitten.
Daarnaast moet de factuur de bedrijfsgegevens van je klant van jezelf bevatten. Dit houdt in dat je de volgende informatie vermeldt:
- Jouw adres en dat van je klant
- Jouw KvK-nummer en dat van je klant (als het om een zakelijke klant gaat)
- Jouw btw-identificatienummer en dat van je klant (als het om een zakelijke klant gaat)
- Jouw zakelijke bankrekeningnummer
Tot slot moet een factuur ook een omschrijving van de geleverde diensten bevatten, wat deze diensten kosten (exclusief btw), het btw-tarief en het totaal te betalen bedrag (inclusief btw). Voeg ook een betalingstermijn toe. Standaard is dit 30 dagen, maar je kunt ook kiezen voor een andere termijn. Houd er wel rekening mee dat grote bedrijven met een omvangrijke boekhouding er soms hun eigen betalingstermijnen op na houden, en dat het dus soms wel 60 dagen kan duren voordat je betaald krijgt.
Wat moet ik doen als ik niet betaald krijg?
Het overkomt iedere freelancer wel eens: je voert de opdracht uit, stuurt de factuur en vervolgens… gebeurt er niets. Hartstikke oneerlijk natuurlijk als je niet voor je werk betaald krijgt, en je moet het er dan ook niet bij laten zitten. Gelukkig zijn er verschillende manieren om toch je geld te krijgen.
In eerste instantie kun je ervoor kiezen om telefonisch of per e-mail contact op te nemen. Soms is dat al voldoende, want het kan simpelweg om een foutje gaan. Werkt dat niet, dan is het tijd om een eerste en vervolgens een tweede aanmaning te sturen. Gebeurt er nog steeds niets, dan kun je altijd nog een incassobureau inschakelen.