Beroepen.nl » Efficiënter werken door inzicht in je uren!
Beroepen Blog

Efficiënter werken door inzicht in je uren!

urenregistratie

Het handmatig bijhouden van je gewerkte uren kan een vervelend klusje zijn en kost je elke dag weer tijd die je ook aan andere werkzaamheden zou kunnen besteden. Om het zo makkelijk mogelijk te maken hanteren de meeste werkgevers tegenwoordig een digitale urenregistratie. Je hoeft dan niet langer je uren te schatten maar weet op de minuut precies hoe lang je met een bepaalde klus aan de slag bent geweest.
Door je uren inzichtelijk te maken kan er op elk gewenst moment worden gezien hoe de gewerkte tijd is besteed. Dat is heel handig en zelfs noodzakelijk voor werkgevers. Toch zien veel werknemers uren bijhouden nog altijd als bijzaak en wordt er niet altijd even serieus mee omgegaan. Dat is jammer, want met de juiste software kan urenregistratie niet alleen heel eenvoudig zijn, maar kan het ook je eigen manier van werken prettiger en efficiënter maken.

Wat is een urenregistratie?

In een urenregistratie worden de gewerkte uren van alle werknemers in een makkelijk overzicht bijeengebracht. Dit kan door de werkgever gebruikt worden om te zien hoe jij wordt ingezet of (als je flexwerker bent) om te berekenen hoeveel uur je uitbetaald moet krijgen. Maar ook voor het versturen van facturen is het ideaal voor elk bedrijf, want het berekenen van de tijd die door alle werknemers aan een bepaald project is besteed kost in een goed urenregistratiesysteem geen enkele moeite. Tot slot is het ideaal om je urenregistratie mee te nemen in je boekhouding, zodat je precies weet wat een taak kost en wat het uiteindelijk oplevert.

Uren bijhouden in Excel

Een urenregistratie kan heel eenvoudig zijn en vooral startende ondernemers kiezen er vaak voor om hun uren eerst gewoon in Microsoft Excel bij te houden. Dat heeft als voordeel dat het eenvoudig is om mee te beginnen en bovendien goedkoop is. Daar staat tegenover dat het al snel een onoverzichtelijke brei wordt als het aantal klanten of projecten toeneemt. Dat kun je vergemakkelijken door sjablonen te gebruiken die speciaal voor urenregistraties zijn gemaakt, maar vooral wanneer je heel wisselende werkzaamheden hebt blijft ook dat in de meeste gevallen toch een beetje behelpen.
Wanneer er dan ook nog eens meerdere werknemers zijn, die bovendien aan verschillende projecten werken, wordt een urenregistratie in Excel al gauw heel inefficiënt. Werknemers die hun uren op deze manier moeten bijhouden zien er vaak terecht de meerwaarde niet van in en ervaren het eerder als een noodzakelijk kwaad. Maar ook voor de werkgever zelf is een registratie in Excel niet ideaal. Het is daarmee namelijk veel minder goed mogelijk om voor het bedrijf belangrijke verbanden te leggen (of een project binnen budget blijft bijvoorbeeld). Bovendien kost deze manier van registreren altijd kostbare tijd die aan andere activiteiten besteed zou kunnen worden.
Daarom zijn er inmiddels tal van gespecialiseerde softwarepakketten waarin de uren veel eenvoudiger en sneller kunnen worden bijgehouden. Bovendien heeft die software vaak nog veel meer voordelen. Niet alleen voor de werkgever, maar ook voor de werknemer.

Software voor urenregistratie

Het is op de lange termijn vrijwel altijd makkelijker om gebruik te maken van gespecialiseerde software voor urenregistratie. Die software bestaat bijvoorbeeld uit een programma op je computer of een app op je smartphone (wat natuurlijk handig is als je veel op locatie werkt). De urenregistratie kan zich ook in de cloud bevinden. Vooral die laatste optie wordt door veel werknemers als heel efficiënt ervaren, doordat ze er altijd eenvoudig toegang toe hebben vanaf verschillende apparaten.

De werkgever kan zelf verschillende taken en opdrachtgevers toevoegen zodat de registratie specifiek op jouw werkzaamheden van toepassing is. Zo hoef je als werknemer alleen nog maar de juiste velden te selecteren en de tijd te noteren. Dat is zo eenvoudig dat het al snel routine wordt.

Ook het zelf bijhouden van de tijd kan overigens volledig uit handen worden genomen, doordat veel software voor urenregistratie een ingebouwde timer bevat. Je hoeft dan alleen maar het project en het type werkzaamheden te selecteren en de stopwatch in te drukken. Die houdt vervolgens heel precies bij hoeveel tijd er aan het werk is besteed. Dat zorgt altijd voor een kloppend overzicht en dus ook voor een correcte rapportage, zonder dat je er ook maar een seconde over na hoeft te denken.

Ook voor jou als werknemer kan een urenregistratie dus handig zijn, afhankelijk van het softwarepakket dat is gekozen.

Voordelen van een urenregistratie programma

Een groot voordeel van het met speciale software bijhouden van je urenregistratie is natuurlijk dat het invoeren zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt. Maar er zijn nog meer voordelen die je als beginnende gebruiker wellicht nog niet zo snel zullen opvallen, maar waar je na verloop van tijd ongetwijfeld blij mee zult zijn:

  • Omdat alles digitaal wordt vastgelegd heb je veel minder papieren rompslomp. Alle overzichten zijn met een druk op een knop op het scherm te toveren.
  • Het doorgeven van je gewerkte uren in een bepaalde periode gebeurt ongemerkt. Je hoeft daar zelf geen actie voor te ondernemen en kunt het dus ook niet vergeten.
  • Je ziet zelf in een oogopslag hoeveel van de gewerkte uren daadwerkelijk aan een project zijn besteed en hoeveel tijd je kwijt was aan overleg en andere ondersteunende activiteiten. Daar kun je een volgende keer wellicht op inspelen.
  • Gegevens worden meestal in de cloud opgeslagen zodat ze altijd veilig bewaard blijven en niet kwijt kunnen raken.

Maak jij, of jouw werkgever, ook gebruik van een urenregistratiesysteem? En ervaar je dat dan als een last, of ga je er juist efficiënter door werken? Laat het ons weten in de reacties!

Efficiënter werken door inzicht in je uren!
9/10 - 2 votes

Heb je vragen over Efficiënter werken door inzicht in je uren!?

Heb je het artikel zojuist gelezen, maar zit je nog met vragen omtrent 'Efficiënter werken door inzicht in je uren!', of wil je graag een opmerking toevoegen? Laat die dan hieronder achter. Wij en andere bezoekers zullen proberen zo snel mogelijk jouw opmerking of vraag te beantwoorden!

Klik hier om te reageren

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.